En el competitivo mercado inmobiliario, mantener una gestión eficiente de los clientes es esencial para el éxito. Para esto, una solución efectiva y accesible es utilizar un CRM en Excel. Excel es una gran herramienta que te permitirá un seguimiento eficiente y organizar todas las interacciones con los clientes, de forma gratuita y es mucho más sencillo de utilizar que otros software.
En este artículo te explicaremos paso a paso cómo puedes crear un CRM en Excel, cuáles son sus principales beneficios y cómo funciona.
¿Qué es un CRM en Excel?
Costumer Relationship Management, conocido por sus siglas en inglés CRM, es una herramienta que permite gestionar la información de clientes. A su vez, ayuda a los profesionales o las empresas a automatizar procesos de venta y analizar datos con el objetivo de mejorar la toma de decisiones. Los CRM suelen ser plataformas completas que ofrecen diversas funcionalidades y para obtenerlas el cliente debe pagar.
Un CRM en Excel es una alternativa más accesible. A diferencia de los tradicionales, con Excel puedes crear informes, personalizar la estructura de los datos y automatizar tareas por un bajo costo. Sí es cierto que no ofrece todas las funcionalidades de un CRM convencional. Sin embargo, un CRM en Excel es ideal para pequeñas y medianas empresas y profesionales independientes que buscan una solución eficiente y práctica sin invertir tanto.
¿Cómo Hacer un CRM en Excel?
Crear un CRM en Excel es bastante sencillo y no requiere de conocimientos muy avanzados o técnicos. A continuación, te explicaremos paso a paso cómo hacer un CRM en Excel de forma sencilla.
1.Define los objetivos
Antes de comenzar a crear un CRM en Excel, es importante que definas los objetivos que deseas alcanzar. Para ello, debes determinar qué tipo de información deseas recopilar y qué procesos deseas mejorar con este CRM.
2. Crea una estructura
Abre una hoja de cálculo en Excel y diseña la estructura básica que deseas que tenga tu CRM. Piensa en las diferentes categorías y crea hojas separadas para cada una de ellas. Por ejemplo: contactos, propiedades e interacciones.
3. Diseña las hojas de trabajo
En cada hoja de trabajo define las columnas que contienen información relevante. Por ejemplo, en contactos: nombre, apellido, dirección, teléfono, notas, preferencias y así con cada categoría.
4. Fórmulas y funciones básicas
Utiliza las funciones típicas de Excel para automatizar tareas y mantener tu CRM actualizado. Esto, a su vez, es esencial para facilitar la gestión de la información. Algunas de las fórmulas que puedes utilizar son las siguientes:
- BUSCAR.V (VLOOKUP): te permite buscar un valor en la columna y devolver un valor en la misma fila desde otra columna. Es muy útil para vincular información entre diferentes hojas.
- SUMAR.SI: suma los valores que cumplan con ciertos criterios en un rango. Es especial para cálculos financieros y análisis.
5. Establece funciones de automatización
Para mejorar su eficiencia, considera la opción de utilizar macros para automatizar procesos repetitivos. Por ejemplo, para actualizar el estado de una propiedad cuando se realiza una venta o enviar recordatorios de seguimiento para los clientes.
6. Coloca tablas y gráficos
Añade tablas dinámicas y gráficos para analizar y visualizar la información. Esto te permitirá tener una visión general de cierta información, como el rendimiento de ventas o identificar tendencias.
¿Cómo Funciona un CRM en Excel?
Un CRM en Excel funciona organizando y centralizando toda la información relevante de los clientes en las hojas de cálculo. Estas hojas de cálculo están especialmente diseñadas para el seguimiento de interacciones, gestionar datos de contacto y controlar el inventario de propiedades. A continuación, mencionaremos sus principales funciones y sus componentes:
Hoja de contactos
En esta sección se puede almacenar toda la información detallada del cliente, incluyendo nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico y recordatorios sobre preferencias y necesidades. Esto permite acceder rápidamente a la información y personalizar las interacciones.
Hoja de propiedades
En este apartado se puede organizar toda la información sobre propiedades disponibles, abarcando su ubicación, precio, características y estado de la propiedad. Esta función permite a los agentes inmobiliarios tener una visión clara del inventario.
Hojas de seguimiento
Esta se utiliza para registrar todas las interacciones, incluyendo llamadas, reuniones, correos electrónicos y visitas a propiedades.
Automatización y funciones
Un CRM en Excel permite utilizar fórmulas y otras funciones para automatizar tareas repetitivas, como cálculo de comisiones, recordatorios de seguimiento e incluso, generar informes.
Análisis y reportes
Con las capacidades de análisis de Excel, los usuarios pueden crear gráficos y tablas dinámicas para visualizar el rendimiento de ventas. Además, es útil para identificar tendencias, oportunidades y tomar decisiones basadas en datos.
¿Cuáles son los Beneficios de hacer un CRM en Excel?
Implementar un CRM en Excel ofrece una serie de ventajas significativas. Especialmente para pequeñas y medianas empresas o agentes y asesores inmobiliarios que buscan una solución eficaz y económica. A continuación, mencionaremos los principales beneficios:
- Tiene un bajo costo en comparación con CRM tradicionales que requieren de licencias costosas y tarifas de construcción.
- Es muy fácil de usar y la mayoría de los usuarios están familiarizados con su interfaz y funcionalidades básicas.
- Excel permite una personalización completa según las necesidades específicas de cada cliente. Puedes modificar hojas, agregar o quitar columnas, etc.
- Los archivos que crees son fáciles de guardar y compartir entre diversas plataformas y dispositivos, facilitando su acceso desde diferentes ubicaciones.
- Puede integrarse con otras herramientas y software utilizados en la gestión inmobiliaria
- A medida que tu negocio o trabajo se expande, puedes añadir nuevas hojas de cálculo sin migrar a un sistema completamente nuevo.
En conclusión, proporciona una solución práctica, económica y flexible para gestionar tus relaciones con los clientes. Además, su facilidad de uso y capacidad de personalización lo convierten en una herramienta valiosa para aumentar la eficiencia y tomar decisiones rápidas en el sector inmobiliario.
Preguntas frecuentes
Es una herramienta que utiliza hojas de cálculo para organizar datos de clientes e información de propiedades, ofreciendo una solución accesible y económica para inmobiliarios y agentes inmobiliarios.
Es económico, fácil de usar, altamente personalizable, accesible e integrable con otras herramientas, permitiendo automatizar tareas y analizar datos de forma eficiente.
Información detallada de los clientes, contactos, detalles de propiedades, registro de interacciones y cualquier otro dato relevante.
No. Es bastante accesible, especialmente si estás familiarizado con sus funciones básicas. No necesitas ser un experto y, además, puedes ver tutoriales y videos que pueden ayudarte a comenzar.
